ERP-System implementieren: Schritte zum erfolgreichen Go-Live in 30 Tagen

Wie gehst Du bei der Implementierung eines ERP-Systems vor?

Um den Projekterfolg sicherzustellen, solltest Du ein Projektteam zusammenstellen. Außerdem musst Du den Ist-Zustand der Geschäftsprozesse erheben, Anforderungen an die Funktionen formulieren und Dir Unterstützung für die ERP-Einführung sichern. Schau Dir den nachfolgenden Ablauf an, der die verschiedenen Phasen des Projektes abbildet.

Schritt 1: Wer treibt das ERP-Projekt voran?

Neben dem Management ist für den Erfolg des Projektes ein Team aus verschiedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiten des Unternehmens entscheidend. Binde zudem eine:n Projektleiter:in und mehrere Key-User in alles ein. Ohne klare Verantwortlichkeiten kann nämlich selbst der beste 30-Tage-Plan scheitern, wie eine Untersuchung zeigte.

Die Autoren Leyh & Faruga (2024) untersuchten „Kritische Erfolgsfaktoren als Basis für erfolgreiche ERP-Projekte“. Dafür nahmen sie 65 Fachartikel unter die Lupe und leiteten 33 Erfolgsfaktoren ab. Ihre Untersuchung ergab, dass die Zusammensetzung des Teams auf Platz neun landete und einen Anteil von 40 % einnahm.

Deshalb sind folgende Rollen mit ihren Aufgaben ein entscheidender Teil der Planung und Vorbereitung:

• Management: Das Management sichert Budget, um die Kosten zu decken. Zudem trifft es wegweisende Entscheidungen und beseitigt Hindernisse oder Herausforderungen, welche die Produktivität des Teams einschränken könnten. So bleibt das Projekt geschäftskritisch und es werden schnelle Freigaben erteilt, damit der Einführung des ERP-Systems nichts im Wege steht.

• Projektleiter:in mit Vollzeitmandat: Diese Mitarbeiterin oder dieser Mitarbeiter sorgt dafür, dass das Projekt während der ERP-Implementierung auf der Spur bleibt. Er oder sie plant Tasks, moderiert Daily-Stand-ups und behält die Abläufe, Kosten, Risiken und alles andere im Projekt im Blick. Auch Risiken und Fehler, die den Erfolg des Projektes gefährden könnten, gilt es aufzudecken.

• Kernteam aus Key-Usern: Sichere Dir die Unterstützung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus unterschiedlichen Abteilungen. Schließlich betrifft die Implementierung eines ERP-Systems die Logistik, die Buchhaltung und den Kundenservice gleichermaßen. So fließen die Anforderungen unterschiedlicher Seiten mit in den Projektplan ein, was sicherstellt, dass das ERP-System wirklich alle nötigen Funktionen mit sich bringt.

Schritt 2: Wie bewertest Du die aktuelle Situation im Unternehmen?

Bevor Du Module, Lizenzen oder Funktionen des ERP-Systems festlegst, solltest Du erst einmal feststellen, wo Dein E-Commerce heute wirklich steht. Diese Ist-Analyse bildet das Fundament für jeden weiteren Projekt­schritt. Stelle Dir unter anderem folgende Fragen:

• Welche Software und welche Systeme kommen im Unternehmen zum Einsatz?

• Welche Schnittstellen existieren?

• Wo kommt es zu Medienbrüchen, doppelten Datensätzen und anderen Fehlern?

• Mit welchen Daten arbeiten die verschiedenen Abteilungen?

• Wie schützt Du die Daten und wie stellst Du deren Qualität sicher?

• Welche End-to-End-Prozesse durchlaufen Aufträge und Bestellungen?

• Welche Kennzahlen sehen im Unternehmen gut aus, welche musst Du verbessern?

Diese Fragen helfen Dir in den nächsten Phasen der Planung und ERP-Implementierung dabei, die beste Lösung für das Projekt zu finden.

Schritt 3: Welche Anforderungen hat Dein Unternehmen an die ERP-Lösung?

Dieser Punkt ist besonders wichtig. Denn: wie gut Du alle Aspekte, Prozesse und Anforderungen einschätzt, entscheidet darüber, wie schnell die ERP-Implementierung vorangeht. Die Studie der Trovarit AG „ERP in der Praxis“ aus dem Jahr 2024/2025 bestätigt dies. So kommt es in der Praxis in 20 % der Fälle zu vielen Systemanpassungen. Dies ist ein Punkt, der sich durch eine sorgfältige Planung vor der ERP-Einführung oft vermeiden lässt.

Unternehmen sollten die Rolle von Lastenheften für reibungslose ERP-Implementierungen daher nicht unterschätzen. In diesen wird lösungs­neutral alles zusammengefasst, was Dein künftiges ERP leisten soll und warum – es stammt also von Deinem Unternehmen. Darin beschreibst Du Unternehmensziele, Soll-Prozesse, Muss/Soll/Kann-Funktionen sowie alle relevanten Schnittstellen und Erfolgskriterien. Beim Vergleich von ERP-Systemen kannst Du dies mit seinem Pflichtenheft abgleichen.

Schritt 4: Welche ERP-Anbieter und ERP-Software kommen infrage?

Vor der ERP-Implementierung erfolgt ein Vergleich von unterschiedlichen ERP-Anbietern, wie z.B. MAC IT-Solutions. Hast Du in Deinem Unternehmen alle Fragen und Prozesse unter die Lupe genommen sowie Anforderungen formuliert? Dann kannst Du besser entscheiden, welche ERP-Lösung am besten zu Deinem Unternehmen passt.

Auch wenn heute nicht immer mit einem klassischen Lasten- oder Pflichtenheft gearbeitet wird, lohnt es sich, für Dich selbst einen klaren Anforderungskatalog zu erstellen und diesen mit den Funktionen des ERP-Systems abzugleichen. Es legt Funktionen, Konfigurationen, Schnittstellen, Datenmigration, Zeit- und Testpläne verbindlich fest. Entscheide Dich für einen Anbieter, dessen ERP-System Deine Anforderungen erfüllt und zu den Prozessen im Unternehmen passt.

Bewerte aber auch den Service und die Unterstützung, die er Deinem Unternehmen während der ERP-Einführung zukommen lässt.

Schritt 5: Schulung der Mitarbeiter:innen im Rahmen des ERP-Projektes.

Hat sich Dein Unternehmen für die Implementierung eines ERP-Systems entschieden? Dann geht es darum, alle mit den Funktionen des Systems und den neuen Geschäftsprozessen vertraut zu machen. Zur Einführung sind eine Simulation, eine Vorführung sowie ein Workshop möglich. Hol Dir dafür ggf. Unterstützung vom Anbieter, denn Dein Unternehmen arbeitet in Zukunft schließlich jeden Tag mit diesem ERP-System.

Schritt 6: Arbeitsbeginn mit dem Cloud-ERP.

Ist die ERP-Einführung erfolgt, die Implementierung erfolgreich und die Schulungen des Managements und der Mitarbeiterinnen sowie Mitarbeiter abgeschlossen? Dann kann es losgehen, die Prozesse im Unternehmen zu analysieren und zu verbessern.

Ebenso wichtig ist die sogenannte Get Well Phase: In dieser Zeit nach dem Go-Live sollte der Anbieter Dein Unternehmen aktiv begleiten, offene Fragen klären und sicherstellen, dass alle Prozesse reibungslos laufen. Eine zuverlässige Unterstützung nach der Einführung trägt entscheidend dazu bei, dass sich das neue ERP-System im Alltag wirklich bewährt.

Welche Prozesse lassen sich nach der Implementierung standardisieren oder welche Geschäftsprozesse kannst Du automatisieren? Wie wollt ihr die Daten nutzen und welche Daten fließen in Berichte und Reportings ein? Das ERP-System kann dem Unternehmen nun helfen, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und sogar dabei, die Kundenzufriedenheit zu verbessern.