Warum ERP-Systeme den Unterschied machen: 10 konkrete Vorteile für E-Commerce-Unternehmen.

Welche Vorteile von ERP-Lösungen gibt es für E-Commerce-Unternehmen?

Ein ERP-System (kurz für „Enterprise Resource Planning“) ist ein Softwaresystem, das alle wichtigen Bereiche Deines Unternehmens miteinander vernetzt. Unter anderem zählen die Abteilungen Einkauf, Finanzen, Lager, Verkauf, Buchhaltung und Kundenservice dazu. Statt einzelne Lösungen und separate Datenbanken laufen also alle Geschäftsprozesse in einem zentralen System zusammen – mit einheitlichen Daten, klaren Abläufen und automatisierten Workflows.

Insbesondere Branchen wie der E-Commerce profitieren von einer ERP-Implementierung. Grund sind die hilfreichen Funktionen und positiven Effekte auf den Unternehmensalltag. Die nachfolgenden 10 Vorteile bringen den Nutzen für Dich auf den Punkt.

Vorteil 1: Datenverwaltung aller Unternehmensbereiche in einem zentralen System.

In vielen Unternehmen arbeiten die Abteilungen noch mit jeweils eigenen Tools und Systemen. Eine mögliche Folge? Doppelte Eingaben, widersprüchliche Informationen oder gar eine fehlende Übersicht über Artikel oder Bestellungen der Kundinnen und Kunden. Da in einem ERP-System jedoch alle Daten zusammenlaufen, können Mitarbeiter:innen alle Schritte der Datenpflege aus einem System heraus ausführen und die Geschäftsprozesse steuern. Komplexe Systemlandschaften gehören damit endlich der Vergangenheit an.

Vorteil 2: Digitalisierung von Informationen und höhere Transparenz.

Ein Zettelchen zur Bestellung hier, eine Randnotiz dort. ERP-Systeme ermöglichen es heutzutage, sämtliche Informationen digital zu hinterlegen und damit eine transparente Datenbasis zu schaffen. Du kannst alle Schritte – von der Bestellung bis zur Retoure – automatisch erfassen und nachverfolgen.

In der Geschäftswelt verschaffst Du Dir damit einen wichtigen Vorteil durch Echtzeitdaten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erkennen zum Beispiel in Echtzeit, wie viele Artikel auf Lager sind, wer zuletzt bestellt hat oder wie hoch der aktuelle Umsatz ist.

Vorteil 3: Integration von Vertriebskanälen und Schnittstellen.

ERP-Lösungen sind oft flexibel und lassen sich mit anderer benötigter Unternehmenssoftware, Vertriebskanälen und Schnittstellen verbinden. So kannst Du nicht nur über Deinen Shop, sondern beispielsweise auch über einen Marktplatz verkaufen – ohne dass es zum Datenchaos im Unternehmen kommt.

Viele Systeme auf dem Markt sind zudem automatisch mit einem CRM-System (Customer-Relationship-Management) verknüpft oder bieten anpassbare Module an. Alles zusammen ermöglicht etwa eine bessere Einsicht in Verkaufsprozesse oder eine Abbildung von Lieferketten. Du erhältst damit eine auf Deine Anforderungen zugeschnittene Plattform.

Vorteil 4: Automatisierung von Prozessen und Zeitersparnis.

Im Tagesgeschäft von Betrieben zählt jede Minute. Besonders, wenn Du nicht viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hast und viele Aufgaben aus verschiedenen Unternehmensbereichen gleichzeitig bewältigen musst. Ein Cloud-ERP-System automatisiert wiederkehrende Prozesse und entlastet Dich genau da, wo es zählt. Es verbucht Bestellungen automatisch, erstellt Rechnungen, aktualisiert Lagerbestände und übermittelt Versandaufträge direkt an Dienstleistungsunternehmen.

Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern reduziert auch menschliche Fehler. Diese entstehen zum Beispiel beim Abtippen von Kundendaten oder beim Zuordnen von Zahlungen. Die gewonnene Zeit durch den Einsatz der ERP-Software kannst Du als Investition in neue Entwicklungen oder Deine Kundinnen und Kunden betrachten.

Vorteil 5: Optimierte Verwaltung von Waren und Lager.

Fehlende Produkte, Überverkäufe oder lange liegende Restbestände? Diese kosten Dein Unternehmen nicht nur Geld, sondern können auch die Zufriedenheit Deiner Kundinnen und Kunden negativ beeinflussen.

Dem ERP-System kommt daher eine besondere Bedeutung im E-Commerce zu. Schließlich unterstützen die Funktionen bei der Verwaltung von Beständen sowie Kunden- und Artikeldaten. Du kannst etwa in Echtzeit einsehen, welche Artikel verfügbar sind, wo sie lagern und wann Deine Mitarbeiter:innen etwas nachbestellen müssen. Selbst den Bestellvorgang können Dir ERP-Lösungen abnehmen.

Das ERP-System erkennt zudem Verkaufstrends, erstellt automatische Bestellvorschläge und kann sogar Mindest- oder Sicherheitsbestände überwachen. Damit unterstützt es Dich effektiv bei der Ressourcenplanung. Du vermeidest Out-of-Stock-Situationen, reduzierst Lagerkosten und sorgst für eine lückenlose Warenverfügbarkeit. Dabei ist es egal, ob Du ein eigenes Lager hast oder einen Dropshipping-Partner nutzt.

Vorteil 6: Berichte und Analysen als solide Grundlage für Entscheidungen.

Verlässliche Daten bilden die Basis guter Entscheidungen in Unternehmen. Ein ERP-System liefert Dir tagesaktuelle Berichte und Auswertungen, die Du direkt in Deine Entscheidungen einfließen lassen kannst. Unter anderem bekommst Du Antworten auf folgende Fragen:

• Welche Produkte laufen gut?

• Wo stockt der Verkauf?

• Wie entwickeln sich Margen, Retouren oder Lagerkosten?

• Wovon benötigst Du mehr, wovon weniger?

Der Deutsche Digitalverband Bitkom stellte fest, dass nur 6 % der deutschen Unternehmen das Potenzial verfügbarer Daten voll ausschöpfen. Mit einem ERP-System kannst Du es ändern. Du deckst Probleme sowie Trends auf und erkennst, wo Du mit Deinem E-Commerce-Business stehst. Die Daten bilden die optimale Grundlage für eine Prozessoptimierung, Automatisierung oder zum Entwickeln der besten Lösungen für Herausforderungen. Die Berichte und Analysen kannst Du zudem perfekt auf die Anforderungen Deines Unternehmens anpassen.

Vorteil 7: Flexibilität und Funktionen, um Dein Business zu skalieren.

Dein Business wächst oder Du denkst über eine Internationalisierung nach? Unternehmen benötigen nun eine flexible Lösung, die mit ihnen mitwächst. Hier liegt ein weiterer Vorteil von ERP-Systemen. Du kannst neue Funktionen, Benutzer:innen oder Schnittstellen flexibel hinzufügen, ohne Deine komplette Infrastruktur auf den Kopf zu stellen. So bleibst Du flexibel und die Software passt sich Deinen Anforderungen an – nicht umgekehrt.

Vorteil 8: Höhere Zufriedenheit von Kundinnen und Kunden.

Reibungslose Prozesse können nicht nur bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für mehr Freude an der Arbeit sorgen, sondern auch Kundenerlebnisse verbessern. Das ERP-System schafft eine Grundlage für eine höhere Kundenzufriedenheit. Wie? Durch schnellere Lieferzeiten, präzisere Bestellabwicklung, bessere Kommunikation und weniger Fehler.

Die Prozesse greifen schließlich nahtlos ineinander, was einen hohen Nutzen für den Kundenservice mit sich bringt. Dein Unternehmen kann Rückfragen schneller beantworten, den Lieferstatus in Echtzeit zur Verfügung stellen und Retouren unkompliziert bearbeiten.

Vorteil 9: Höhere Effizienz und Kosteneinsparungen.

Die Funktionen von ERP-Systemen ermöglichen es Deinem Unternehmen, schlanke Prozesse zu designen. Du kannst manuelle Aufwände reduzieren und die Qualität von Daten erhöhen. Durch den Einsatz von ERP-Lösungen kannst Du also die Effizienz erhöhen, was Deinen Finanzen zugutekommt. Schließlich ist nicht nur Zeit Geld, jeder Fehler kann ein Unternehmen ebenfalls teuer zu stehen kommen.

Übrigens: 48 % der Verantwortlichen gaben im ERP-Barometer 2024 an, dass Kosteneinsparungen ein Hauptargument für die Einführung einer ERP-Lösung waren. Auch ein höheres Tempo trägt zur Effizienz bei und kann langfristig noch mehr Einsparungen für Dein Unternehmen generieren. Dieses erreichst Du beispielsweise durch Automatisierungen und Standardisierungen von Prozessen.

Vorteil 10: Datenschutz, Compliance und Sicherheit.

Jedes E-Commerce-Unternehmen weiß, welche Rolle der Schutz sensibler Daten (z. B. Kundendaten oder Zahlungsinformationen) einnimmt. Es greifen zahlreiche Regelungen und Vorgaben, um diese zu schützen. Moderne ERP-Lösungen bieten integrierte Sicherheitsfunktionen, rollenbasierte Zugriffsrechte und regelmäßige Updates, die Unternehmen dabei helfen, sämtliche Vorgaben einzuhalten.