Der richtige Zeitpunkt: Ab wann braucht dein E-Commerce Business ein ERP-System?
- Marc Lange
- ERP & Digitalisierung
Jedes Unternehmen stellt sich früher oder später die Frage, wann die Notwendigkeit für ein ERP-System gekommen ist. Ist es nach gewisser Zeit so weit? Oder muss das Unternehmen eine bestimmte Phase im Wachstum sowie eine bestimmte Anzahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erreichen?
In diesem Beitrag findest Du Antworten auf diese Fragen sowie einen Überblick über verschiedene Faktoren, die auf die Entscheidung Einfluss nehmen. So kannst Du genau abschätzen, ob die Zeit für die Einführung eines ERP-Systems gekommen ist.
Das Wichtigste in Kürze.
Der ideale Zeitpunkt für ein ERP-System hängt nicht von Deiner Unternehmensgröße ab. Entscheidender ist, ob es fehleranfällige, aufwendige oder ineffiziente Unternehmensprozesse gibt.
Auch kleine Unternehmen mit unter 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern profitieren bereits spürbar von einem ERP-System. Laut einer Studie lohnt sich ein System bereits für fünf User:innen oft innerhalb eines Jahres.
Deutliche Signale, dass Du auf eine zentrale ERP-Lösung setzen solltest? Unter anderem Medienbrüche, schlechte Datenqualität, fehlende Echtzeitdaten oder veraltete Software.
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Wann ist die richtige Zeit für ein Enterprise-Resource-Planning-System im Unternehmen gekommen?
Ab wann ERP-Systeme Sinn ergeben, beeinflussen mehrere Kriterien. Dazu gehören unter anderem Kernprozesse, Datenqualität, Strukturen, Anforderungen, Effizienz, Zeitaufwände und der Funktionsumfang der aktuell verwendeten Software der Firma. Nimm diese unter die Lupe und prüfe, was reibungslos funktioniert und was nicht. Was das konkret in der Praxis bedeutet, sehen wir uns als Nächstes an.
In der Praxis zeigt sich nämlich oft ein anderes Bild. Viele Unternehmer:innen denken, dass sich erst dann ein Nutzen ergibt, wenn sie eine bestimmte Wachstumsphase erreichen. Dabei kommt es beim richtigen Zeitpunkt jedoch weder auf die Unternehmensgröße noch auf den zeitlichen Aspekt an.
Fakt ist: Sogar wenn Dein Unternehmen noch am Anfang steht, zum Mittelstand gehört oder unter 20 Mitarbeiter:innen hat, kann sich die Einführung eines ERP-Systems lohnen. Das zeigt auch eine Befragung von Trovarit aus dem Jahr 2023. Diese legte offen, dass sich eine ERP-Einführung für fünf User:innen oft bereits innerhalb von 12 Monaten bezahlt macht. Die wichtigsten Treiber? Prozessdurchlaufzeit und Datenqualität.
Welche Faktoren deuten darauf hin, dass Du nun auf ein modernes ERP-System setzen solltest?
Gewisse Probleme und Herausforderungen im Unternehmen zeigen Dir, dass Du eine moderne ERP-Lösung nutzen solltest. Etwa unübersichtliche Geschäftsprozesse, Medienbrüche zwischen Programmen oder eine schlechte Datenqualität. Auch Veränderungen in Workflows oder neue Anforderungen an die Anwendung könnten ein entsprechender Fingerzeig sein.
Achte in Deinem Unternehmen auf nachfolgende Anzeichen, um den richtigen Zeitpunkt für die Einführung des ERP-Systems nicht zu verpassen:
| Anzeichen | Warum solltest Du ein ERP-System einführen? |
|---|---|
| Umfassende Systemlandschaften |
Arbeiten diverse Abteilungen mit verschiedenen Tools, Softwarelösungen und Systemen, müssen Daten häufig manuell übergeben. Die Komplexität der Geschäftsprozesse steigt – es wird unübersichtlich. Wenn Buchhaltung, Vertrieb, Beschaffung, Warenwirtschaft und Kundenservice gemeinsam im ERP arbeiten, werden Abläufe schlank und die Produktivität steigt. Im System laufen Funktionen (z. B. einer Buchhaltungssoftware) zusammen. „Supply Chain Workflows müssen Teil einer kollaborativen Plattform sein, die keine Silos kennt und abteilungs- sowie unternehmensübergreifend den Austausch ermöglicht. Damit ERP als Kern eines Unternehmens gelten kann, kommt kaum eine andere Plattform in Frage.“ |
| Veraltete Systeme |
Software kann in die Jahre kommen oder an Grenzen stoßen: Sicherheitslücken, fehlender Support. Eine aktuelle ERP-Lösung passt sich veränderten Anforderungen an und erfüllt moderne Schutzvorkehrungen für Daten und Informationen. |
| Medienbrüche und geringe Datenqualität |
Zwischenschritte/Tool-Wechsel kosten Zeit und Geld und erhöhen Fehler. Ein Pflege-Use-Case zeigte: Dezentrale Datenhaltung & Medienbrüche sind Hauptursachen inkonsistenter Stammdaten – im E-Commerce ähnlich.
|
| Unternehmenswachstum oder Internationalisierung |
Mit Wachstum steigt die Prozesskomplexität. Ohne zentrale ERP-Steuerung drohen Effizienz-, Produktivitäts- und Datenverluste. ERP skaliert Prozesse und schafft die Basis für reibungsloses Wachstum – national wie international. |
| Umsätze steigen, Gewinne nicht |
Steigende Umsätze ohne Gewinnzuwachs deuten auf versteckte Kosten hin, u. a. durch:
ERP macht Kostentreiber sichtbar: rentable Produkte erkennen, Einkaufskosten senken, Durchlaufzeiten beschleunigen. |
| Niedrige Kundenzufriedenheit |
Unvollständige Lieferungen, verspätete Sendungen oder falsche Rechnungen entstehen oft durch ineffiziente Prozesse und fehlende Daten. Mit ERP erhältst Du:
Das erhöht Transparenz, beschleunigt die Abwicklung und steigert die Zufriedenheit. |
| Fehlende Echtzeitdaten |
Bauchgefühl ist gut – belastbare Zahlen sind besser. ERP liefert Echtzeitdaten für bessere Abläufe, vereinfachte Strukturen und tragfähige Entscheidungen (z. B. Maßnahmen, Lösungen, Ressourcenplanung). |
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