Bestellungen automatisieren im E-Commerce.

Marc Lange
Mai 10, 2025
Prozesse & Automatisierung

Montagmorgen, 8 Uhr – und ein Stapel unbearbeiteter Bestellungen vom Wochenende wartet bereits. Was zu Beginn noch mit wenigen Klicks funktionierte, wird mit wachsendem Erfolg schnell zur Belastungsprobe. Willkommen im Alltag eines wachsenden E-Commerce-Unternehmens.

Jede Bestellung durchläuft zahlreiche Schritte: Erfassung, Lagerverfügbarkeit, Bonitätsprüfung, Zahlungsabwicklung. Und bei jedem Handgriff steigt das Risiko für Fehler. Ein falsch gesetzter Haken, eine übersehene Adresse oder eine nicht korrekt erfasste Zahlungsart reichen aus, um Kund:innen zu verärgern – noch bevor das Paket überhaupt unterwegs ist.

Mit steigendem Volumen nehmen diese Herausforderungen zu. Der anfängliche „Wir packen das schon“-Spirit funktioniert spätestens dann nicht mehr, wenn aus 50 Bestellungen am Tag plötzlich 500 werden. Ohne skalierbare Prozesse wird das Weihnachtsgeschäft oder der nächste Sales Peak schnell zum Engpass. Aus Wachstum wird Überforderung.

Die Lösung? Automatisierung.
Nicht als kalter Technik-Hype, sondern als echter Befreiungsschlag: für Dein Team, für Deine Prozesse – und für die Zufriedenheit Deiner Kund:innen.

In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du Deine Bestellprozesse im E-Commerce automatisieren kannst und warum sich das schneller auszahlt, als Du denkst.

Das Wichtigste auf einen Blick:

Weniger Chaos, mehr Überblick: Automatisierte Bestellprozesse reduzieren manuelle Eingriffe auf ein Minimum
Weniger Fehler, weniger Retouren: Bis zu 30–40 % Einsparungen durch geringere Fehler- und Rücksendequoten
Schnellerer Versand: Prozesszeiten sinken von Stunden auf Minuten – das erhöht die Kundenzufriedenheit
Skalierbarkeit ohne Mehrkosten: Auch bei Lastspitzen brauchst Du kein zusätzliches Personal
Nahtlose Prozesse mit ERP: Integrierte Systeme wie DiVA NOW verbinden Vertrieb, Lager, Buchhaltung und Versand
Zukunftssicher durch KI: Künstliche Intelligenz erkennt Muster, lernt mit – und optimiert automatisch mit der Zeit

ROI-Betrachtung: Warum sich die Automatisierung von Bestellungen wirtschaftlich lohnt.

„Zeit ist Geld“ – dieser Grundsatz gewinnt im dynamischen E-Commerce-Umfeld eine neue Bedeutung. Während Mitbewerber:innen noch manuell Bestelldaten erfassen, hat ein automatisiertes System längst den gesamten Bestellprozess durchlaufen: von der Datenerfassung über die Bestätigung und Zahlung bis zur Versandfreigabe. Der Zeitgewinn ist spürbar: für Dein Unternehmen, Dein Team und Deine Kund:innen.

Doch die Automatisierung von Bestellungen ist kein Selbstläufer. Sie erfordert zunächst Investitionen in Software (ERP-Systeme), Schnittstellen und das Change-Management.

Die zentrale Frage lautet: Lohnt sich das und wie schnell amortisiert sich der Aufwand?

Kosten vs. Nutzen: Worauf es ankommt.

Die Kosten umfassen:

Lizenz- und Einrichtungskosten für das ERP-System
Aufwände für Schnittstellen-Integration (z. B. zu Marktplätzen oder Shopsystemen)
Schulungen für Mitarbeitende und Admin-Teams
Zeitaufwand zur Analyse bestehender Geschäftsprozesse

Dem gegenüber stehen erhebliche Einsparpotenziale – sowohl quantitativ als auch qualitativ.

Drei Gründe, warum sich die Automatisierung auszahlt.

1. Reduktion manueller Fehler & Retouren
Die Automatisierung reduziert Fehlerquellen im Bestellprozess deutlich. Falsch erfasste Adressen, doppelte Rechnungen oder vergessene Artikel gehören der Vergangenheit an. Erfolgreiche Projekte berichten von bis zu 40 % weniger Retouren durch verbesserte Genauigkeit bei der Erfassung und Verwaltung von Bestellungen.

2. Schnellerer Versand, höhere Kundenzufriedenheit
Durch automatisierte Aufgaben wie Bonitätsprüfung, Zahlungsbestätigung oder Pick-Pack-Versand sinken Bearbeitungszeiten auf wenige Minuten. So werden mehr Bestellungen pro Tag abgewickelt – und das deutlich effizienter. Die Folge: Weniger Wartezeit für Kund:innen, bessere Bewertungen, höhere Conversion.

3. Skalierbarkeit ohne zusätzlichen Personalbedarf
Mit der richtigen Lösung lassen sich selbst große Mengen an Bestellanforderungen bewältigen – ganz ohne proportionalen Teamaufbau. Gerade wachsende Unternehmen profitieren von Systemen, die mit dem Volumen mitwachsen und dabei Prozesse stabil halten.

Fazit: Automatisierung rechnet sich – für alle Beteiligten.

Ob im Einkauf, im Lager, im Versand oder in den Finanzteams – wenn Du Deine Auftragsabwicklung automatisierst, entlastest Du nicht nur Dein Team, sondern verbesserst auch die Effizienz Deiner gesamten Geschäftsprozesse.

Bestellprozesse intelligent automatisieren – Welche Möglichkeiten gibt es?

Wenn Du Deine Bestellprozesse automatisieren möchtest, brauchst Du mehr als nur ein paar Workflows – Du brauchst ein System, das alle Prozesse intelligent miteinander verknüpft. Denn erst durch die Kombination aus Echtzeitdaten, dynamischen Regeln und kanalübergreifender Schnittstellenlogik entsteht ein automatisierter Bestellprozess, der effizient, zuverlässig und skalierbar ist.

Im Folgenden zeigen wir Dir die wichtigsten Bausteine für eine erfolgreiche Automatisierung im E-Commerce und wie Unternehmen damit ihre Effizienz deutlich steigern können.

Omnichannel-Bestellerfassung: Alle Verkaufskanäle im Blick.

E-Commerce findet heute auf vielen Kanälen gleichzeitig statt – vom eigenen Online-Shop über Marktplätze bis hin zum stationären POS. Ein gutes System führt alle Auftragsanforderungen in einem zentralen Workflow zusammen:

Zentrale Datenerfassung: Alle Bestellungen – egal ob aus Shopify, Amazon, Deinem Shop oder vom POS – landen automatisch im ERP-System
Echtzeit-Synchronisation: Verfügbarkeiten werden laufend abgeglichen, um Doppelverkäufe und Bestandsfehler zu vermeiden
Kanalspezifische Workflows: Versand- und Rechnungsprozesse lassen sich je nach Plattform individuell automatisieren
Cross-Channel-Funktionalitäten: Unterstützen Hybridmodelle wie Click & Collect oder Filialabholung automatisch

So hast Du alle Bestellungen jederzeit im Blick. Ohne Excel-Chaos oder manuelle Importe.

Intelligente Prüfroutinen: Qualitätssicherung in Echtzeit.

Nach der Erfassung durchlaufen alle Bestellungen automatisch eine Reihe von Prüfungen. Das sichert die Genauigkeit und spart enorm viel Zeit:

Adressvalidierung: Automatischer Abgleich mit Referenzdatenbanken
Bonitätsprüfung: Risikobewertung in Echtzeit – steuerbar per Regelwerk
Bestandsprüfung: Abgleich mit Echtzeitdaten aus dem Lager
Plausibilitätscheck: Frühzeitige Erkennung verdächtiger Muster (z. B. bei Fraud-Verdacht)

Früher manuell, heute automatisiert: Diese Prüfungen sind integraler Teil eines modernen ERP-Systems wie DiVA NOW – und laufen in Sekunden statt in Minuten ab.

Regelbasierte Auftragssteuerung: Automatisierung, die mitdenkt.

Nicht jede Bestellung ist gleich. Darum braucht es eine flexible Steuerung:

Priorisierung nach Kundenstatus, Zahlungsart oder Lieferzeit
Ausnahmen wie Rückfragen oder Sonderfälle werden automatisch zur Prüfung markiert
Workflows passen sich je nach Inhalt und Kanal an – ganz ohne manuelles Zutun
KI-gestützte Regeln lernen mit und verbessern Prozesse kontinuierlich

So entsteht eine intelligente Verwaltung von Aufgaben, die sich an Deine Realität anpasst.

Payment-Integration: Nahtlose Zahlungsabwicklung

Die Zahlung ist mehr als nur der letzte Schritt im Bestellprozess – sie ist entscheidend für Effizienz, Liquidität und Kundenzufriedenheit:

Multi-Payment-Management: Alle Zahlarten in einer Plattform verwalten – z. B. über collana pay
Automatisiertes Mahnwesen: Zahlungseingänge, Rückbuchungen, Eskalationsstufen
Prozessabhängige Workflows: z. B. Versand erst nach Zahlungseingang bei Vorkasse
Verknüpfung mit Buchhaltung: Übergabe der Daten per Schnittstelle an Dein Finanzsystem – z. B. DATEV

Ein gutes ERP-System vereint Bestellung, Zahlung und Rechnung in einem durchgängigen Ablauf.

Intelligentes Bestandsmanagement: Basis für zuverlässige Lieferversprechen

Ohne aktuellen Bestand keine verlässliche Bestellabwicklung. Diese Punkte sind essenziell:

Echtzeit-Lagerführung: Zentrale Datenpflege, auch bei mehreren Standorten
Automatisierte Nachbestellung: Basierend auf Mindestbeständen und Prognosen
Multisource-Fulfillment: Auswahl des optimalen Lagerstandorts je Bestellung
Lieferantenintegration: Direktes Dropshipping oder Just-in-Time möglich

Nur wer sein Lager kennt, kann auch verbindliche Zusagen treffen.

Technologische Grundlagen für die Automatisierung von Bestellungen

Wer seine Bestellprozesse automatisieren will, braucht mehr als nur clevere Workflows. Nämlich die passende technologische Basis. Im Zentrum stehen integrierte Systeme wie ERP, CRM und PIM, ergänzt durch Cloud-Technologien und Künstliche Intelligenz (KI). Erst das Zusammenspiel dieser Komponenten schafft einen durchgängigen, skalierbaren und zukunftssicheren Bestellprozess.

ERP-Systeme: Der Schlüssel zur Automatisierung.

Moderne ERP-Systeme wie DiVA NOW verknüpfen Deine Bestellungen mit Lager, Buchhaltung und Kundendaten – automatisiert, zuverlässig und zentral. Statt isolierter Insellösungen arbeitest Du mit einer konsistenten Datenbasis, auf die alle Unternehmensbereiche zugreifen. Das reduziert Fehler, spart Zeit und schafft Transparenz.

CRM- und PIM-Integration: Für mehr Genauigkeit und bessere Kundenerlebnisse.

Ein gutes ERP-System entfaltet seine volle Wirkung erst in Verbindung mit anderen Lösungen – vor allem mit CRM und PIM:

CRM (Customer Relationship Management): ermöglicht personalisierte Kommunikation, automatisierte E-Mails (z. B. Versand- oder Bestellbestätigungen) und kanalübergreifende Kundenhistorien.
PIM (Product Information Management): stellt sicher, dass aktuelle Produktinformationen, Artikelmerkmale und Bilder konsistent in allen Kanälen zur Verfügung stehen – ideal für eine reibungslose Bestellabwicklung.

Durch diese Integration verbesserst Du nicht nur die Genauigkeit der Datenerfassung, sondern sorgst auch für konsistente Prozesse und eine höhere Kundenzufriedenheit.

KI und Machine Learning: Die intelligente Erweiterung.

Während klassische Automatisierung auf festen Regeln basiert, gehen KI-gestützte Systeme einen Schritt weiter. Sie lernen aus Daten, erkennen Muster, treffen Entscheidungen und passen sich dynamisch an neue Anforderungen an.

Typische Einsatzbereiche im Bestellprozess:

Vorhersage von Retouren oder Absatzmengen
Erkennung verdächtiger Bestellmuster zur Betrugsprävention
Dynamische Regeloptimierung auf Basis vergangener Erfahrungen
Automatische Anpassung von Schwellenwerten und Workflows

Cloud-Computing: Flexibel, skalierbar und jederzeit verfügbar.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil moderner Automatisierung ist die Cloud. Sie ermöglicht:

Ortsunabhängigen Zugriff auf Dein gesamtes System – ideal für verteilte Teams
Skalierbarkeit je nach Transaktionsvolumen – etwa bei Kampagnen oder im Weihnachtsgeschäft
Hohe Verfügbarkeit und Datensicherheit, auch bei Lastspitzen
Kostenkontrolle durch flexible, nutzungsbasierte Abrechnungsmodelle

Gerade im E-Commerce, wo sich Lasten oft sprunghaft ändern, ist die Cloud die optimale Plattform, um jederzeit performant und stabil zu bleiben – ohne zusätzliche Hardware oder teure IT-Ressourcen.

Wer Bestellungen automatisieren möchte, muss technologische Grundlagen schaffen, die aufeinander abgestimmt sind. Mit einem modernen ERP-System, KI-gestützter Prozessoptimierung, durchgängiger Schnittstellenlogik und einer leistungsfähigen Cloud-Plattform legst Du den Grundstein für automatisierte, skalierbare und zukunftsfähige Geschäftsprozesse.

Checkliste: So startest Du mit der Bestellautomatisierung.

Du willst Deine Bestellprozesse automatisieren, aber weißt nicht genau, wo Du anfangen sollst? Kein Problem! Mit dieser Checkliste schaffst Du die richtigen Voraussetzungen und startest Schritt für Schritt in die Automatisierung – strukturiert, effizient und praxisnah.

1. Prozesse analysieren und priorisieren

Zuerst solltest Du die Abläufe identifizieren, die sich besonders gut für eine Automatisierung eignen – also Prozesse mit hohem Standardisierungsgrad, großem Volumen oder hohem Fehlerpotenzial.

Darauf solltest Du achten:

Welche Aufgaben kosten aktuell am meisten Zeit?
Wo treten regelmäßig manuelle Fehler auf?
Welche Prozesse lassen sich gut standardisieren?

Typische Einstiegspunkte für die Bestellautomatisierung:

Auftragsannahme und Bestellbestätigung automatisch abwickeln
Bestände in Echtzeit zwischen Kanälen synchronisieren
Standardisierte Kundenkommunikation (Versand- und Rechnungs-E-Mails)
Automatische Erstellung von Rechnungen inklusive Datenübergabe ans Finanzteam

2. Technische und organisatorische Voraussetzungen schaffen

Bevor Du automatisierst, brauchst Du die passende Infrastruktur und klare Verantwortlichkeiten.

Technische To-dos:

Prüfe die Schnittstellen-Kompatibilität Deiner bestehenden Systeme (ERP, CRM, Shop)
Sorge für eine einheitliche Datenbasis über alle Kanäle hinweg
Stelle ausreichende Server- und Systemressourcen für hohe Transaktionsvolumina sicher
Richte ein Datensicherungs- und Backupsystem ein

Organisatorische Aufgaben:

Lege klare Verantwortlichkeiten für automatisierte Prozesse fest
Schulen Dein Team frühzeitig im Umgang mit neuen Tools
Richte ein Monitoring-System ein, um den Status automatisierter Prozesse im Blick zu behalten
Entwickle einen Notfallplan, falls doch mal etwas schiefläuft

3. In kleinen Schritten starten – und skalieren

Der Start in die Automatisierung von Bestellungen muss kein Großprojekt sein. Beginne mit einem Pilotprojekt und skaliere von dort aus weiter.

So gehst Du vor:

Wähle einen überschaubaren Teilprozess für die erste Automatisierung
Lege messbare Ziele fest: z. B. Zeitersparnis, geringere Retourenquote, bessere Kundenzufriedenheit
Plane ausreichend Zeit für Tests, Iterationen und Teamfeedback ein
Übertrage die Learnings auf weitere Prozesse

Skalierungsstrategie:

Entwickle einen Zeitplan für die Ausweitung auf weitere Bereiche
Berücksichtige Saisonalitäten und besondere Events (z. B. Black Friday)
Plane Ressourcen für die Weiterentwicklung und laufende Optimierung ein

4. Die richtige Lösung und den passenden Partner wählen

Die beste Technik nützt wenig ohne den richtigen Partner an Deiner Seite. Achte daher bei der Wahl Deines ERP- oder Automatisierungssystems auf folgende Punkte:

Wichtige Kriterien für die Systemwahl:

Skalierbarkeit – Wächst das System mit Deinen Anforderungen mit?
Integrationsfähigkeit – Wie gut fügt es sich in Deine bestehende IT-Landschaft ein?
Zukunftssicherheit – Wird die Lösung aktiv weiterentwickelt?
Flexibilität – Lassen sich individuelle Anforderungen problemlos umsetzen?

Was den Partner betrifft:

Bringt er Branchen-Know-how im E-Commerce mit?
Gibt es erfolgreiche Referenzen aus vergleichbaren Projekten?
Wie läuft die Projektbetreuung und Schulung ab?
Gibt es verlässlichen Support auch nach dem Go-live?

Mit einer durchdachten Herangehensweise gelingt der Einstieg in die Bestellautomatisierung nicht nur reibungslos. Du profitierst auch nachhaltig von mehr Prozesseffizienz, geringeren Fehlerquoten und zufriedeneren Kund:innen.

Mit DiVA NOW Bestellungen skalierbar automatisieren

Für wachsende Onlinehändler:innen ist die Automatisierung kein Nice-to-have – sondern der Schlüssel zu Effizienz, Skalierbarkeit und zufriedenen Kund:innen.

Mit einer passenden Lösung wie DiVA NOW steuerst Du Deine Bestellabläufe durchgängig, fehlerfrei und flexibel – vom Auftrag bis zur Rechnung.

Wenn Du bereit bist, Deinen E-Commerce auf das nächste Level zu bringen, unterstützen wir Dich gern dabei.

Kontaktiere uns jetzt und starte den Weg zur smarten Bestellabwicklung!