Gemeinkosten – Alles, was Du wissen musst.
- Marc Lange
- Betriebswirtschaft & Finanzen
Die Steuerung der Kosten ist ein zentraler Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen. Dabei spielen Gemeinkosten eine besonders wichtige Rolle – denn sie fallen in nahezu jedem Betrieb an, lassen sich aber nicht direkt einem bestimmten Produkt oder einer Dienstleistung zuordnen.
Diese indirekten Kosten haben nicht nur einen Einfluss auf die Preisgestaltung, sondern auch auf die Gesamtwirtschaftlichkeit von Unternehmen.
In diesem Beitrag erhältst Du einen kompakten Überblick über:
die Definition und Abgrenzung von Gemeinkosten
die verschiedenen Arten und Merkmale
die Berechnung, Verteilung und Kontrolle
und Tools, die Dich dabei unterstützen – wie z. B. DiVA NOW von MAC IT-Solutions.
Was sind Gemeinkosten? Einfach erklärt.
Gemeinkosten sind Kosten, die zwar im Unternehmen entstehen, aber nicht direkt einem bestimmten Produkt oder Auftrag zugeordnet werden können.
Typische Beispiele:
Energiekosten in der Produktionshalle
Miete für Büro- oder Lagerflächen
Verwaltungskosten
IT- oder Versicherungsaufwendungen
Diese regelmäßig anfallenden Kosten machen einen großen Teil der Gesamtkosten aus. In der Kostenrechnung werden sie deshalb über Verfahren wie die Kostenstellenrechnung auf verschiedene Abteilungen oder Tätigkeitsbereiche verteilt – bevor sie letztlich anteilig den Produkten oder Dienstleistungen zugeschrieben werden.
Warum sind Gemeinkosten so wichtig?
Weil sie einen direkten Einfluss auf die Preisgestaltung und damit auf Deine Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen haben. Werden sie falsch oder ungenau verteilt, kann das zu falschen Preisen führen – und im schlimmsten Fall zu Verlusten.
Eine saubere Erfassung und realistische Verteilung der Gemeinkosten ist also entscheidend für die Rentabilität Deines Unternehmens.
Wie lassen sich Gemeinkosten sinnvoll zuordnen?
Im Gegensatz zu Einzelkosten, die direkt einem Produkt oder einer Dienstleistung zugeordnet werden können, benötigen Gemeinkosten spezielle Verfahren zur Verteilung. Und genau hier kommt die Kostenstellenrechnung ins Spiel.
Dabei werden Gemeinkosten zunächst auf verschiedene Kostenstellen wie Produktion, Verwaltung oder Logistik aufgeteilt. Erst im nächsten Schritt erfolgt die Verteilung dieser Kosten auf die Kostenträger – also auf konkrete Produkte, Aufträge oder Dienstleistungen.
Ein zentrales Tool in diesem Prozess ist der Betriebsabrechnungsbogen (BAB). Er hilft Dir dabei, die Gemeinkosten systematisch und nachvollziehbar auf den richtigen Kostenträger und Abteilung zu verteilen.
Gemeinkosten Beispiel.
Energiekosten, die in der Produktionshalle entstehen, kannst Du so direkt der entsprechenden Kostenstelle „Produktion“ zuweisen. Das sorgt für Transparenz – und dafür, dass die Gemeinkosten den Produkten am Ende gerecht und realistisch zugeordnet werden.
Die Kostenstellenrechnung bildet damit die Grundlage für eine präzise Kalkulation und für faire Preise.
Wie werden Gemeinkosten berechnet?
Um Gemeinkosten sinnvoll auf Produkte oder Dienstleistungen zu verteilen, nutzt man häufig den sogenannten Gemeinkostenzuschlagssatz. Er zeigt, wie hoch die Gemeinkosten im Verhältnis zu den Einzelkosten sind – und hilft dabei, Preise fair und realistisch zu kalkulieren.
Die Formel:
Gemeinkostenzuschlagssatz = Gemeinkosten / Einzelkosten × 100
Beispielrechnung für die Gemeinkostenberechnung.
Stell Dir vor, Dein Unternehmen hat:
Gemeinkosten von 50.000 €
Einzelkosten von 100.000 €
Dann berechnet sich der Zuschlagssatz so:
50.000 € ÷ 100.000 € × 100 = 50 %
Das heißt: Zu jedem Euro Einzelkosten kommen 50 Cent Gemeinkosten hinzu. Dieser Wert fließt in die Preisberechnung ein, damit Deine Produkte oder Dienstleistungen auch die indirekten Kosten decken.
Warum ist der Gemeinkostenzuschlag so wichtig?
Der Gemeinkostenzuschlag ist ein zentrales Instrument der Kostenträgerrechnung. Er sorgt dafür, dass die Gesamtkosten fair auf Deine Produkte verteilt werden – und Du Deine Preise so kalkulierst, dass sie wirtschaftlich tragfähig sind und auf einem realistischen Gemeinkostenzuschlag basieren.
Nur so stellst Du sicher, dass nicht nur die Einzelkosten, sondern auch die oft unsichtbaren Gemeinkosten abgedeckt sind.
Praxisbeispiel zur Verteilung von Gemeinkosten auf unterschiedliche Kostenträger.
Ein Möbelhersteller produziert zwei Produktlinien – Bürostühle und Konferenztische. Die Mietkosten für die Produktionshalle (als Gemeinkosten) werden anhand der genutzten Quadratmeter auf die beiden Bereiche verteilt. Mit einem passenden Gemeinkostenzuschlag kann das Unternehmen die Preise realistisch kalkulieren und bleibt wettbewerbsfähig.
Arten von Gemeinkosten im Überblick.
Gemeinkosten lassen sich nicht nur nach ihrer Herkunft, sondern auch nach ihrer Verteilung und ihrem Verhalten im Unternehmen unterscheiden. Hier bekommst Du einen kompakten Überblick über die wichtigsten Kategorien.
Primäre und sekundäre Gemeinkosten.
Gemeinkosten lassen sich in zwei Hauptkategorien einteilen: primäre und sekundäre Gemeinkosten.
Primäre Gemeinkosten entstehen durch externe Ausgaben, die von außerhalb in Dein Unternehmen fließen. Dazu zählen z. B. Miete, Gehälter für Verwaltung oder Energiekosten – also alles, was direkt von außen kommt und die Betriebsführung betrifft.
Sekundäre Gemeinkosten entstehen durch innerbetriebliche Leistungen. Wenn beispielsweise das zentrale IT-Team Leistungen für andere Abteilungen erbringt, wird diese Nutzung verrechnet – und als sekundäre Gemeinkosten verbucht.
Echte und unechte Gemeinkosten.
Echte Gemeinkosten lassen sich nicht direkt einem Produkt oder Auftrag zuordnen – zum Beispiel Führungskräftegehälter oder Bürokosten. Sie betreffen das gesamte Geschäft und fallen unabhängig von einzelnen Projekten an.
Unechte Gemeinkosten könnten theoretisch direkt zugeordnet werden (z. B. Kleinteile in der Produktion), werden aber aus Praktikabilitätsgründen pauschal als Gemeinkosten behandelt. Das spart Aufwand – gerade bei sehr kleinen Beträgen.
Fixe und variable Gemeinkosten.
Fixe Gemeinkosten bleiben konstant – unabhängig davon, wie viel Du produzierst oder verkaufst. Klassische Beispiele sind Mieten, Versicherungen oder Fixgehälter. Sie bringen Planungssicherheit, aber auch starre Kostenblöcke bei geringer Auslastung.
Variable Gemeinkosten steigen oder sinken mit dem Produktionsvolumen. Ein typisches Beispiel: Stromkosten, die mit der Laufzeit von Maschinen steigen. Diese Kosten sind flexibler, aber auch stärker von der Auftragslage abhängig.
Gemeinkosten vs. Einzelkosten: Die Unterschiede.
Einzelkosten sind direkt zurechenbar – etwa Materialkosten für ein Produkt oder Dienstleistungen, oder Löhne in der Fertigung.
Gemeinkosten betreffen mehrere Produkte oder Leistungen gleichzeitig und müssen über Verteilungsschlüssel oder Zuschläge aufgeteilt werden.
Diese Unterscheidungen sind elementar für die Kostenrechnung – und letztlich für eine faire, wirtschaftlich sinnvolle Preiskalkulation.
Typische Fehler bei der Gemeinkosten-Verteilung.
Die Verteilung von Gemeinkosten ist oft komplex – und genau darin liegt das Risiko. Fehler in der Zuordnung oder Methodik wirken sich direkt auf die Kostenrechnung und die Preiskalkulation aus. Folgende Punkte gehören zu den häufigsten Stolperfallen in der Praxis:
Pauschale Verteilungsschlüssel: Wenn Gemeinkosten zu grob über alle Produkte oder Abteilungen verteilt werden, entstehen Verzerrungen. Eine differenzierte Betrachtung ist wichtig – etwa über unterschiedliche Schlüssel für Verwaltung, Fertigung und Logistik.
Unregelmäßige Aktualisierung: Gemeinkostenzuschläge sollten regelmäßig überprüft und an veränderte Kostenstrukturen angepasst werden. Veraltete Werte führen sonst zu unrealistischen Preisberechnungen.
Unklare Trennung von fixen und variablen Anteilen: Wer diese nicht unterscheidet, kann kaum realistisch planen – vor allem bei schwankender Auslastung oder saisonalen Einflüssen.
Fehlende Transparenz in der Struktur der Kostenstelle: Wenn nicht klar definiert ist, welche Kosten wo entstehen, wird die Verteilung schnell zur Schätzung – und verliert damit an Aussagekraft.
Wer Gemeinkosten sauber erfasst, regelmäßig analysiert und systematisch verteilt, legt eine solide Grundlage für wirtschaftliche Entscheidungen – von der Produktkalkulation bis zur strategischen Planung.
Gemeinkosten in der Praxis.
In der Realität begegnen Dir Gemeinkosten in ganz unterschiedlichen Unternehmensbereichen. Sie fallen an, ohne dass Du sie direkt einem Produkt oder Auftrag zuordnen kannst – sind aber dennoch essenziell für den Geschäftsbetrieb.
Beispiele aus der Praxis:
Verwaltungskosten: z. B. Gehälter in der Verwaltung, IT-Systeme oder Büromaterialien
Energiekosten: etwa für Maschinen, Beleuchtung oder Klimatisierung in der Produktion
Materialgemeinkosten: durch Lagerkosten wie Mieten, Instandhaltung oder Bestandsführung
Versicherungen und Abschreibungen: z. B. für Maschinen oder Gebäude
Wartungs- und Instandhaltungskosten: für Anlagen oder IT-Infrastruktur
Diese Beispiele zeigen, wie vielseitig und relevant Gemeinkosten für Deine betriebliche Kostenstruktur sind.
Fazit: Behalte Deine Gemeinkosten im Blick!
Die Kontrolle Deiner Gemeinkosten ist kein lästiger Zusatz – sondern ein zentrales Element der Kostenrechnung und ein echter Hebel für langfristigen Unternehmenserfolg. Denn nur, wenn Du weißt, wo und warum welche Kosten entstehen, kannst Du gezielt gegensteuern, Prozesse optimieren und Deine Preise realistisch und profitabel gestalten.
Mit einer klaren Struktur, automatisierter Verteilung und guter Planung kannst Du:
Deine Kosten gezielt steuern und versteckte Kostentreiber identifizieren
Deine Preise wettbewerbsfähig kalkulieren, ohne Deine Marge zu gefährden
Deine Wirtschaftlichkeit nachhaltig verbessern – gerade in wirtschaftlich anspruchsvollen Zeiten
Wer seine Gemeinkosten im Griff hat, trifft bessere Entscheidungen, agiert flexibler – und verschafft sich einen echten Wettbewerbsvorteil.
Wie DiVA NOW Dich bei der Kontrolle deiner Gemeinkosten unterstützt.
Die zuverlässige Erfassung und Verteilung von Gemeinkosten braucht nicht nur Know-how – sondern auch die passende Software. Mit DiVA NOW, unserer ERP-Lösung für den Handel, automatisierst Du genau diese Prozesse effizient und nachvollziehbar.
Das bietet Dir DiVA NOW:
Integrierte Kostenstellenrechnung für maximale Transparenz
Automatisierte Berechnung des Gemeinkostenzuschlags
Übersichtliche Verteilung aller Gemeinkostenarten (sekundäre und primäre Gemeinkosten)
Direkte Zuordnung zu Produkten, Aufträgen oder auf andere Kostenträger
Jederzeit aktuelle Daten und Auswertungen auf Knopfdruck
Mit DiVA NOW behältst Du den Überblick über Deine Kosten – und schaffst die Grundlage für eine zukunftsfähige Kostenkontrolle und wirtschaftlichen Erfolg.
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